Einzelheiten des Verfahrens

Auf der Grundlage von § 10 der Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr bei den Amtsgerichten im Lande Nordrhein-Westfalen in Handelsregister- und Genossenschaftsregistersachen (VO) werden hiermit die Einzelheiten des Verfahrens für die Anmeldung zum elektronischen Rechtsverkehr und die sonstigen zusätzlichen Angaben, die bei der Übermittlung mittels des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs eingehalten werden sollen, wie folgt bekannt gegeben:

1. Elektronisch an das zuständige Amtsgericht übermittelt werden können:

1. Anmeldungen (§ 8 VO) zur Eintragung in das Handels-, Genossenschafts- oder Partnerschaftsregister sowie
2. die zu den genannten Registern einzureichenden Dokumente (§ 8 VO).

Es gelten die §§ 12 HGB, 157 GenG und 5 PartGG.

2. Für den elektronischen Rechtsverkehr unter Zugriff auf das elektronische Gerichtspostfach ist die Kommunikationssoftware "Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach" zu nutzen, die Nutzer über die Internetseite www.egvp.de lizenzkostenfrei herunterladen können. Vor der Nutzung dieses Programms ist den Lizenzbedingungen (Anhang 1 zu dieser Bekanntmachung) zuzustimmen.

3. Da elektronischer Rechtsverkehr unter Nutzung des elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfaches für eine sichere und nachvollziehbare Kommunikation die zumindest zeitweilige Verarbeitung personenbezogener Daten voraussetzt, erfordert der elektronische Rechtsverkehr unter Zugriff auf das elektronische Gerichtspostfach die Zustimmung zu einer Datenschutzerklärung (Anhang 2 zu dieser Bekanntmachung).

4. Aus technischen und organisatorischen Gründen dürfen einer Nachricht nicht mehr als 100 Dateien angehängt werden, deren Gesamtvolumen 30 Megabyte nicht überschreiten darf.

5. Bei der Übermittlung soll das gerichtliche Aktenzeichen gefolgt von dem aktuellen Namen (wie Ziff. 6c) des Rechtsträgers (Unternehmen bzw. Partnergesellschaft) angegeben werden. Bei der Schreibweise soll die sich aus den folgenden Beispielen ergebende Vorgabe eingehalten werden (incl. Groß-/Kleinschreibung und Leerschritten): "HRA 1234" oder "HRB 1234" oder "GenR 1234" oder "PR 1234" bzw. bei noch nicht erfolgter Eintragung "12 AR 123/06". Bei verfahrenseinleitenden Anmeldungen bzw. Dokumenten und in Fällen, in denen das gerichtliche Aktenzeichen aus sonstigen Gründen noch nicht bekannt sein kann, soll die Angabe "RegNEU" an Stelle des Aktenzeichens verwendet werden. Soweit möglich sollen diese Angaben im Betreff der Nachricht erfolgen.

6. Mit der Nachricht muss im Falle einer Anmeldung i.S.v. § 8 VO zusätzlich eine gültige (valide) XML-Datei im Format XJustiz ab Version 1.3 nebst Fachmodul XRegister ab Version 1.1 übermittelt werden (nähere Angaben zu den Formaten unter www.xjustiz.de ) mit mindestens den folgenden Angaben:

1. das gerichtliche Aktenzeichen (gemäß Ziff. 5), bei Neueingängen die Angabe "RegNEU"
   
2. die schlagwortartige Bezeichnung des Gegenstands der Anmeldung
   
3. die aktuell eingetragene Firma bzw. der Name des Rechtsträgers, auf den sich die Anmeldung bezieht, bzw. bei einer Neuanmeldung die beantragte Firma bzw. der beantragte Name
4. die Bezeichnung der Person des Einreichers der Anmeldung (i.d.R. des Notars).

Werden mit der Nachricht ausschließlich einzureichende Dokumente i.S.d. § 8 VO übermittelt, so kann von der zusätzlichen Übermittlung der XML-Datei abgesehen werden, wenn die Angaben sich in anderer Form aus der Nachricht ergeben. Dies gilt auch für Anmeldungen, die entgegen § 12 Abs. 1 S. 1 HGB nicht in öffentlich beglaubigter Form eingereicht werden müssen.

7. Der Übermittler einer Nachricht ist dafür verantwortlich, dass die Nachricht selbst und die angehängten Dateien keine schädlichen aktiven Komponenten (Viren, Trojaner, Würmer etc.) enthalten; eine Datei mit schädlichen aktiven Komponenten gilt auch dann als nicht zugegangen, wenn die Datei im übrigen den in § 10 Abs. 2, 4 und 5 festgelegten Formatstandards entspricht.

8. Die durch das elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach erstellten Übermittlungs-, Sende- und Empfangsbestätigungen beziehen sich auf die Tatsache, dass der in der jeweiligen Bestätigung beschriebene Kommunikationsvorgang zu dem angegebenen Zeitpunkt stattgefunden hat. Durch diese Bestätigungen wird insbesondere nicht zugleich bestätigt, dass die übermittelten Dokumente in einem zugelassenen Format vorgelegt worden sind oder sonst keine Hindernisse für eine Weiterverarbeitung (Viren o.ä.) bestehen.

9. Als Bedingung für den elektronischen Rechtsverkehr gelten alle Beschränkungen und Voraussetzungen, die aus der Nutzung der Software "Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach" als technisch unabweisbar folgen, und zwar auch insoweit, als sie Vorstehend nicht ausdrücklich bezeichnet sind.