Ergänzende Bestimmungen für den elektronischen Rechtsverkehr in Registersachen
1. Dokumente sollen grundsätzlich einzeln und unter ihrer spezifischen Dokumentart und nicht als Mehrfachdokument eingereicht werden.
Dies gilt zwingend für folgende Dokumentarten:
a. Gesellschafterlisten
b. Liste der Aufsichtsratsmitglieder
c. Gesellschaftsvertrag/Satzung/Statut (mit notarieller Übereinstimmungsbescheinigung)
d. Dauervollmachten (jede einzeln)
Zwingend einzeln einzureichen sind zudem folgende Dokumente der Dokumentart "sonstige Dokumente" bzw. "Dokumente zum internen Gebrauch":
e. Urkunden aus dem Privatbereich (Erbschein, öffentliches Testament oder Erbvertrag, Heiratsurkunde, Adoptionsurkunde, Bestallungsurkunden, ... usw.)
f. Geschäftsanteilsübertragungsverträge
g. Staatliche Genehmigungen
2. Bei der Übermittlung von elektronischen Anmeldungen und Dokumenten zu den Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts- und Vereinsregistern ist als Mitteilungsart "HR-Beteiligter" einzustellen.
3. Bei der Übermittlung soll das gerichtliche Aktenzeichen gefolgt von dem aktuellen Namen (wie Ziff. 4c) des Rechtsträgers (Unternehmen bzw. Partnergesellschaft) angegeben werden. Bei der Schreibweise soll die sich aus den folgenden Beispielen ergebende Vorgabe eingehalten werden (incl. Groß-/Kleinschreibung und Leerschritten): "HRA 1234" oder "HRB 1234" oder "GenR 1234" oder "PR 1234" oder "VR 1234" bzw. bei noch nicht erfolgter Eintragung "12 AR 123/06". Bei verfahrenseinleitenden Anmeldungen bzw. Dokumenten und in Fällen, in denen das gerichtliche Aktenzeichen aus sonstigen Gründen noch nicht bekannt sein kann, soll die Angabe "RegNEU" an Stelle des Aktenzeichens verwendet werden. Soweit möglich sollen diese Angaben im Betreff der Nachricht erfolgen.
4. Mit der Nachricht muss im Falle einer Anmeldung zur Eintragung in ein Register zusätzlich eine gültige (valide) XML-Datei im Format XJustiz ab Version 1.3 nebst Fachmodul XRegister ab Version 1.1 übermittelt werden (nähere Angaben zu den Formaten unter www.xjustiz.de 
) mit mindestens den folgenden Angaben:
a. das gerichtliche Aktenzeichen (gemäß Ziff. 3), bei Neueingängen die Angabe "RegNEU"
b. die schlagwortartige Bezeichnung des Gegenstands der Anmeldung
c. die aktuell eingetragene Firma bzw. der Name des Rechtsträgers, auf den sich die Anmeldung bezieht, bzw. bei einer Neuanmeldung die beantragte Firma bzw. der beantragte Name
d. die Bezeichnung der Person des Einreichers der Anmeldung (i.d.R. des Notars).
Werden mit der Nachricht ausschließlich einzureichende Dokumente übermittelt, so kann von der zusätzlichen Übermittlung der XML-Datei abgesehen werden, wenn die Angaben sich in anderer Form aus der Nachricht ergeben. Dies gilt auch für Anmeldungen, die entgegen § 12 Abs. 1 S. 1 HGB nicht in öffentlich beglaubigter Form eingereicht werden müssen.
